Om en medlem hör av sig och berättar att de får betalningspåminnelser från Billmate, trots att de har betalt, behöver ni göra följande:

1. Kontrollera om medlemmens faktura står som betald i SportAdmin.

“Fakturering” i vänstermenyn → “Behandla faktor” i toppmenyn → sök på medlemmens namn så att dess fakturor dyker upp i listan→ klicka på “Ändra” ute till höger om fakturan.

2. För att kunna få en påminnelse från Billmate måste det stå att medlemmen har betalat med Billmate Faktura eller Billmate Delbetalning. Har medlemmen betalat via ovanstående alternativ och får betalningspåminnelsen kan orsaken bero på två olika saker:

Scenario ett:
Antingen har medlemmen valt faktura/delbetalning men sedan av någon anledning betalat in på annat sätt (Swish, kontant, BG/PG). Det vill säga, medlemmen har faktiskt inte betalat in digitalt till Billmate, som de ska, och fortsätter därför att få påminnelser.

Om detta är scenariot behöver ni först fastställa att medlemmen faktiskt har betalat på annat sätt till er, tex genom att de uppvisar ett kontoutdrag.

När ni som förening bekräftat att ni fått in pengarna på annat sätt än Billmate, rekommenderar vi i första hand att ni betalar tillbaka pengarna som medlemmen betalat in och sedan hänvisar dem till den avisering ni skickat ut från början.

Om ni inte vill göra detta utan väljer att göra ett undantag (som innebär manuellt handpålägg) behöver ni meddela Billmate om detta så de vet att fakturan ska avslutas och därmed slutar skicka påminnelser till medlemmen.

Detta gör ni genom att Kreditera fakturan i SportAdmin.

“Fakturering” i vänstermenyn → “Behandla fakturor” i toppmenyn → sök fram fakturan → klicka på “Ändra” ute till höger om fakturan → klicka på “Kreditera fakturan”.


Om medlemmen inte har hunnit betala in något får de heller inga pengar utbetalda tillbaka. Fakturan kommer endast att avslutas.


Men! Medlemmen står nu inte som betald längre i SportAdmin, så det sista steget ni behöver göra, för att han eller hon ska ha en korrekt status, är att skapa en gruppfaktura >> till medlemmen. När fakturan är skapad registrerar ni inbetalningen direkt (hoppa alltså över steget att skicka ut fakturan, medlemmen har ju redan betalat).

 

Scenario två:

Medlemmen har betalat via Billmate, som man ska, och kan uppvisa kontoutdrag som bekräftar detta.


Om detta är scenariot behöver ni kontakta Billmate och förse dem med de uppgifter ni fått från medlemmen, då något har gått snett.